Pour contribuer au développement d’une entreprise, la mise en place d'un tableau de bord est important pour suivre les objectifs fixés. Pour la direction commerciale, il permettra d’évaluer les écarts entre réalisations et prévisions. En cas d'échec, il permettra de réajuster les actions adéquates pour rattraper les manques. Si cet outil est bien préparé, il deviendra alors un instrument stratégique incontournable qui permettra à l'entreprise d'appréhender les faits réels sur terrain et les nécessités stratégiques dans une situation concurrentielle.
Comment élaborer un tableau de commercial ?
Le tableau de bord commercial fait partie des procédés permettant une meilleure gestion de l'entreprise. Sa conception est surtout axée autour des objectifs communs définis au préalable et condensés en une seule vision : appliquer la politique générale de la société. Sélectionner les données à inclure selon ces objectifs et assurer leur mise à jour d’après les caractéristiques opérationnelles du tableau de bord est la base de l'élaboration de ce dernier. Puis, adaptez votre tableau suivant la responsabilité et la position hiérarchique du destinataire dans l’entreprise. Pour déterminer l’aspect et la présentation finale du support, mettre en œuvre une méthodologie serait indispensable en vue d’identifier les sources de données et les outils nécessaires. En outre, il vous faut voir comment procéder pour les incorporer dans le tableau conçu. Intégrez ensuite les indicateurs de performance, éléments du tableau en classifiant les données à assembler. Cela peut suivre la catégorie des indicateurs, le rang du détail (fragmentation périodique, division géographique) ou la corrélation entre ces indicateurs. Enfin, donnez de l'importance à l’ergonomie et au design pour assurer une simplicité de compréhension à la lecture. Jouer sur des codes couleurs et utiliser des graphiques aide à transmettre le message s'imposent. Les indicateurs nécessaires pour un tableau de bord commercial sont regroupés en trois qui sont ci-après :
Les indicateurs quantitatifs
Des données chiffrées peuvent être suivies à intervalles réguliers (mensuel ou annuel) sur la performance des commerciaux dans le but d’évaluer leur productivité et leur progression. Il s’agit du nombre de prospections téléphoniques effectuées, la génération de leads et les entretiens de prospections acceptés. Viennent après l’évaluation de ventes conclues, la fréquence, celles à clôturer ou les ratées. C’est le rapport vente réalisée/vente espérée. Un résultat supérieur à 1 indique une meilleure vente sur une période précise. Sont également à considérer les nouveaux acheteurs, le taux de conversion des leads en clients. Enfin, estimez le panier moyen des ventes et le chiffre d’affaires concrétisé : rapport commande moyenne reçue/commande moyenne prévue. Un ratio inférieur à 1 doit avertir le responsable de la société et le pousser à le pourquoi du comment : conjoncture économique ou politique, concurrence, équipe incomplète, rupture de stock… Ces indicateurs quantitatifs donneront alors une visibilité par rapport à la décision ou à l’action à mener pour améliorer la performance en matière de vente si nécessaire.
Les indicateurs qualitatifs
Compléter les indicateurs quantitatifs avec les qualitatifs importe pour évaluer le travail des forces de vente. De bons résultats ne sont pas toujours obtenus face aux gros efforts fournis pour quelques raisons. Ces indicateurs permettront de détecter des lacunes à combler. Ici, il est question d’efficacité commerciale. Dans cette optique la qualification des documents de prospections, les motifs exacts des affaires perdues sont à tenir en compte. Savoir la qualité des produits mis en vente et la performance des commerciaux serait possible à partir du contrôle du taux de satisfaction client ainsi que les réclamations reçues. Des scores relativement bas signalent des points à étudier et des décisions pour une action adéquate. Il en est de même concernant la fidélisation client par produit et par localisation géographique. La visibilité de cet indicateur aidera à garantir que les lignes de produits sont encore valables pour les besoins de la clientèle. Dans le cas de mauvais résultats, trouver l’origine des problèmes s’impose.
Les indicateurs fondés sur des taux
Calculer des taux à partir des deux indicateurs ci-dessus encouragera à aller plus loin dans la politique de pilotage. Le taux de rendez-vous réalisé compte tenu des efforts de prospections donne l’image des commerciaux dans la transformation d’un prospect en entrevue de présentation. Le taux de conversion prospect en acheteur (client) élevé fait signe que les commerciaux sont de bons négociateurs. Ce taux est le rapport entre le nombre d’entretiens de prospection et le nombre de prospects devenus clients (ayant effectué un achat). Ceux qui sont réguliers d’une année à l’autre sous-entendent une solide fidélisation par les forces de vente. C’est le taux de conservation client. En revanche, le volume de ceux qui ne sont pas revenus l’année suivante vous alerte des déficiences dans le suivi des portefeuilles clients : le taux d’attrition. Ne pas oublier de voir les clients n’ayant plus acheté et qui sont revenus l’année en cours pour commander. Le taux de réveil est le rapport entre le nombre de ces clients dormants et ceux ayant recommandé.
